これまではスタックとブックをかなり多用していて複雑な構成となっていました。
例えば過去に名刺を取り込んでいた時期があり、名刺というスタックに、枚数の多い会社名や「etc...」というブックを作って保持していたのです。議事録などもプロジェクトのスタック内にプロジェクト毎のブックを作りその中にノートを作っていました。
しかし、返って整理が面倒だったり、実際には検索することがほとんどだったので、もう少し構成をすっきりさせてみました。その方法を解説します。
ブックの仕分けは効果的か？
実際のところブック仕分けをしていても、検索でしか特定のデータを探さず、データが見つからない時に特定のブックを開くといった程度でした。
さらに検索時には検索用語を変えて何度も検索することを繰り返していたこともあり、それであればブックの仕分けは返って手間で、効果が薄いことに気がつきました。
その結果、思い切ってブックを集約することにしました。
良い機会なので、一年以上前で見る機会の少ない過去のノートもまとめることにしました。
集約のイメージは下記の通りです。まずはノートが多すぎると検索性が落ちるので、まとめられるノートをまとめました。
マージしたノートを、アーカイブ用に新たに作成したブックに移動し、もとのブックは削除します。
こんな感じでスタック（ブックの集約）とブックを削減し、アクティブなものだけにブックを使うという形にで整理をしました。
ブック集約時の注意点
ブックの中に日付毎のノートがあるような場合は注意が必要です。
例えば、Aプロジェクトというブックの中にｘ年ｘ月ｘ日というノートがあり、同様にBプロジェクトというブックの中にもｘ年ｘ月ｘ日があるようなパタンの場合は、まとめてしまうと、ｘ年ｘ月ｘ日というファイルが複数出来上がってしまい視認性が悪いです。タグを使うという方法もありますが、タグは事前に設計しておかないと無限にタグが増えて結局使い勝手が悪いと私は思っています。
タグを使うぐらいならば、ノートをマージする機能を使って「Aプロジェクトｘ年」「Bプロジェクトｘ年」としてマージした後に同一ブック内に集約すべきだと思いました。
そして、新規のノートを作成する際に、従来だとｘ年ｘ月ｘ日だけしかタイトルに入力していなかったものを、Aプロジェクト ｘ年ｘ月ｘ日とすれば検索性も補えます。
大抵打ち合わせのメモなどの場合、自分がファシリテーションでもしない限りはAプロジェクトと入力する時間はありますし、打ち合わせが始まる前にタイトルと日付を入れたノートを作っておけばいいと思います。朝一で今日の打ち合わせのメモ用ノートをあらかじめ作っておくというのも効果的です。
コロナ禍だからこそ、時間を作って出来る行為だと思っていますが、普段からなるべく検索性をあげる努力をしておくと、いざという時にデータが見つけやすくて良いことを改めて実感しました。日常のちょっとの手間で済むので継続しようと思います。
