鳩ブログ

サラリーマンが綴るブログ

Evernoteを整理した

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これまではスタックとブックをかなり多用していて複雑な構成となっていた。
例えばだと、過去に名刺を取り込んでいた時期があり、名刺というスタックに、枚数の多い会社名や「etc...」というブックを作って保持していた。議事録などもプロジェクトのスタック内にプロジェクト毎のブックを作りその中にノートを作っていた。

ブックの仕分けは効果的なのか?

実際のところブック分けしていても、検索でしか特定のデータを探さず、データが見つからない時に特定のブックを開くといった程度であった。
しかし、そういう場合は検索用語を変えて検索してということを繰り返していたこともあり、それであればブックの仕分けは返って手間ばかりで効果が薄いので、思い切ってブックを集約することにした。その際にノートもまとめてしまえるものはまとめることにした。集約のイメージは下記の通り。まずはノートが多すぎると検索性が落ちるとおもうので、まとめられるノートはまとめた。

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マージしたノートをアーカイブ用に新たに作成したブックに移動し、もとのブックは削除する。

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こんな感じでスタック(ブックの集約)とブックを削減して、アクティブなものだけブックを使うという形に移行して整理をした。

ブック集約時の注意点

ブックの中に日付毎のノートがあるような場合は注意すべきだ。
例えば、Aプロジェクトというブックの中にx年x月x日というノートがあり、同様にBプロジェクトというブックの中にx年x月x日があるようなパタンの場合は、まとめてしまうと、x年x月x日というファイルが複数出来上がってしまい視認性が悪い。
タグを使うという方法もあるが、タグは事前に設計しておかないと無限にタグが増えてしまって結局使い勝手が悪いと私は思っているので、それであればノートをマージする機能を使って「Aプロジェクトx年」「Bプロジェクトx年」としてマージした後に同一ブック内に集約すべきである。

そして、新規のノートを作成する際に従来だとx年x月x日だけしかタイトルに入力していなかったものを、Aプロジェクト x年x月x日とすれば、それも検索で拾える。
大抵打ち合わせのメモなどの場合、自分がファシリテーションでもしない限りはAプロジェクトと入力する時間はあるだろうし、なんなら打ち合わせが始まる前にタイトルと日付を入れたノートを作っておけばいい。朝一で今日の打ち合わせのメモ用ノートをあらかじめ作っておくというのも効果的である。

 

コロナ禍だからこその時間を作って出来る行為かなと思っているが、普段からなるべく検索性をあげる努力をしておくと、いざという時にデータがみつけやすくて良いことを改めて実感。日常のちょっとの手間で済むので継続しよう。

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