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Microsoft365(Office365)で効率良く業務をこなす(2020年8月更新)


Office 365 で実現できる生産性の向上ーもっと良い明日のために。

この記事は過去の記事を全面刷新して改めて投稿させてもらっている。
※上の動画はこの元となる投稿をした2016年時点のもの

 

Microsoft365(Office365)とは

Microsoft365は以下の製品で構成される。

  • Exchange(メール・カレンダー)
  • Yammer(社内SNS)
  • Teams(チャット、Web会議)
  • ProPlus(従来のExcel等のOfficeソフト)
  • SharePoint・OneDrive(ファイル共有、ポータルサイト等)
  • Stream(社内Youtube)
  • PowerBI(分析・BIツール)
  • その他諸々(ToDo、Plannerなど)

導入する際にはおそらくメール・カレンダーの移行が基本になるだろう。
そして、同時かどうかは別として、SharePoint、Teams、Stream、PowerBIといったツールを徐々に展開していくという流れが多い様に思う。

 

 

コロナ禍ではTeamsの利用が必須になる

在宅勤務中のWeb会議ツールとして使えるTeamsは鍵となる。
しかし、これも使い慣れないとなかなか浸透しない。

在宅勤務ではなく普通の状況だとTeamsの必要性を感じてもらえず使ってもらえないというところに悩むところだが、コロナ禍の今ならば積極的に使ってもらえるのでその点の苦労がなくていいだろう。

しかし、逆に使い方を急ぎ教えなければならなくなるが、こういう状況だからこそ、各社員から積極的な使い方のアイデアが出てくると思うのでうまく軌道に載せられるかもしれないが、スピード感は絶対に必要になるだろう。

ちなみにMicrosoft社内の使い方についての動画もアップされているので参考になるだろう。 

https://www.youtube.com/watch?v=tc1-4yXa2JU

https://www.youtube.com/watch?v=gePtSRLzfpI

多くの書籍も販売されているので参考になる。
私が導入した時にもこの手のコンテンツが欲しかったw

 

使い方の説明や実際に使ってもらう推進施策

Teamsを何に使うか?は業種や職種によっていろいろ変わってくる。
また、Teams内にPlannerと呼ばれるチームタスクを管理するアプリを組み込んだりちょっとしたカスタマイズを行うこともできるので、使いこなせる様になるとさらに複合機能の分も含めて覚えることになるが、最初は単純にTeams単体を使いこなせる様にユーザーにはアドバイスすべき。

その後要望に応じて使い方を公開するという流れが良いだろう。

その為にもTeams 110番的な窓口が必須。これをTeamsでやってしまうとそもそも110番が機能しなくなるので従来のメールや電話で受け付けて使い方を徐々に広めていく形だ。さらに広がりを見せるには各セクションからTeamsに興味を持つ人やITに詳しい人をピックアップし、その人から広げていくというのもオススメ。

普段はいい印象をもたないネズミ構の様に広げていければ、教える側の手間の削減にもなるし、広がりは加速するだろう。

その上で使い始めた実例を社内ポータルやメール等で公開し、その中で「効果」を伝えることができればさらに利用は加速するはずだ。公開にはSharePointやStream(動画)、Yammer(SNS)なども効果的に使える。

推進は言うほど楽ではないが、導入する側としては使ってもらって「良さ」を実感してもらえなければ何の意味もない。(もちろん導入だけやっていなくなるSIerもいるがw)

 

Teamsと相性のよいその他の機能

ファイル管理を使いこなせ

まず挙げられるのはSharePoint。ファイル共有機能はメッセージのやり取りの中で必須だろう。メールにファイルを添付するのと同等だが、チーム内で共同管理をしながらファイルのやりとりができるのが大きなメリット。
メールだと「誰かにファイルサーバに保存しておいて!」なんてことになっているだろうが、あらかじめルールを作って、「xxのファイルはxxチームのxxフォルダ内にファイルを保存すること」としておけば、ファイルを作成/受領した人がちゃんと管理をしておけばいいだけのこと。

タスク管理を使いこなせ

Plannerも使い始めると興味を持つ人は増えるはず。
Plannerとはチームタスクを管理するための機能で、「上司がチャットで〇〇くん△△をやっておいて」なんてやりとりをしていると、すぐに他のメッセージに埋もれて指示をした様な気になっているが、誰も受け取ってなかったりすることもあり得る。

しかし、タスク管理でタスクの内容、期限、実施者までちゃんと入力して指示をすれば、受け取った方も内容、期日が明確で作業がしやすいはずだ。
Microsoft365にはToDoという機能もあるが、個人のタスクはToDo、チームタスクはPlannerと分けて使うと良いだろう。

どちらもスマホアプリがあるので、全てMicrosoft365で管理が出来るのは大きなメリットだろう。

Microsoft 365 Teams120%活用術

Microsoft 365 Teams120%活用術

 

 

忘れちゃいけない運用管理

Microsoft365のユーザー管理はAzure ADを使うことになる。
普通に社員が入社したらActiveDirectory(略してAD)にアカウントを登録し、コンピューターアカウントを登録し...という順番で対応していると思うが、ここにAzureADが加わる。

AzureAD Connectを使っていれば、AzureADと自社ADを連携させることができるので、「ユーザー登録」という意味での苦労はないだろう。

しかし、Microsoft365を使う上では、アカウントに対してライセンスを付与する必要が出てくる。 月に1人2人の出入りしかない会社であれば手動での運用でもまかなえると思うが、数十人が出入りする様な大きな会社の場合は自動化も考えなければならない。

全てPowerShellで賄うことは可能ではあるが、ノウハウがないと厳しいと思う。
特に相手がクラウドなので、大量にアカウント登録しようと思うと、クラウド側の応答が遅くて...とか、変な制限に引っかかって「間」を開けて処理しなければならないシチュエーションなんかもある。

その辺を踏まえて全体を設計しなければならないので、Microsoft365の導入というのは思っているほど簡単ではない。
少人数の会社で出入りが少ないということであれば、自社ADとは連携せずにAzureADアカウントを別途ユーザーごとに割り当てて、Microsoft365を使うことも可能だが、そうなるとセキュリティのことも気になってくるはずなのであまり安易に考えるのは良くない。

個人でTeamsを使うこともできるが、そういう使わせ方をするとセキュリティ上の穴になることも多いので、そうなる前にちゃんと設計してMicrosoft365を導入すれば、あとは先の推進だけ悩めば良いので良いパートナー会社を選ぶことは非常に重要な要素になる。

 

上記全てをクリアしても問題はいろいろ出てくる

設計ができ、推進できて活用段階に入ってくると、ネットワークトラフィックの問題にぶち当たるだろう。
ただ、ノウハウなどはもうだいぶ蓄積されているので、設計段階でルーターやファイアウォール等を含めた機器についても想定トラフィックを踏まえて入れ替えや拡張しておこう。ローカルブレイクアウトなどもこのコロナ禍では考えておいた方がいいと個人的には思う。全てをVPNで賄うのはコスト的にも割りに合わないことが想定されるからだ。

 

あと、Microsoft365に頼りすぎないのも重要。過去に何度かトラブルでメール含め使えなくなったことがあるので、別途社内掲示板やSMSなどのサービスを使って、緊急時に各社員に連絡できる様にしておこう。

だいぶ割愛しているが、それでもこれぐらいはやっておかないと導入しても次から次に問題が発生してしまうので注意が必要。ただ、環境がある程度出来上がってしまえば、活用推進だけに専念出来るので既存環境を残しつつ、徐々にMicrosoft365をリリースしていくということが出来れば大きな問題にはならないだろう。

ITをうまく活用してコロナ禍を乗り切ろう!